دسترسي به اسناد و مدارك؛ ابزارها و الگوهاي مناسب
دسترسي به اسناد و مدارك و انتقال اطلاعات همواره كانون توجه جوامع بوده است و بشر از ابتدايي ترين وسيله حفظ و نگهداري انتقال اطلاعات امروزه تقريباً به جايي رسيده است كه با فشار دكمه اي مي تواند به حجم عظيمي از اطلاعات بدون توجه به مرز جغرافيايي و زماني دسترسي پيدا كند. اهميت نگهداري، پردازش، دسترسي و انتقال اطلاعات آنقدر براي بشر مهم و اساسي بوده است كه امروزه پيشرفته ترين و ظريف ترين ابزارهاي بشرساز را لوازم الكترونيكي تشكيل مي دهند كه به همين منظور ساخته شده اند. در واقع اطلاعات (ذخيره، پردازش، بازيابي و انتقال آن) بوده است كه موجب پيدايش تكنولوژي ظريف و حيرت انگيز اطلاعات و ارتباطات شده است. بدون شك كلماتي از قبيل " عصر اطلاعات"، "عصر ارتباطات"، "عصر ماهواره"، "عصر كامپيوتر" و 000 همه در يك نقطه اساسي با هم مشترك هستند و آن اين است كه قطعات ”اطلاعات” را در خود ذخيره، پردازش و يا جابجا مي كنند. شايد بتوان گفت كه امروزه بشر به جايي رسيده است كه براي پاسخ دادن به اين سئوال كه تكنولوژي يا اطلاعات كدام اساسي تر و مقدم تر است به سختي با مشكل روبرو مي شود. از يك طرف بدون استفاده از تكنولوژي، قدرت مهار و دسترسي به اطلاعات مورد نظر را نداريم و از طرفي ديگر اين اطلاعات است كه در پيكره اين دستگاههاي حيرت انگيز جابجا مي شود و بدون در نظر گرفتن عنصر اطلاعات، اين تكنولوژي ظريف ارزش اعتباري خود را از دست خواهد داد. ولي در نهايت هدف اساسي بشر در توسعه اين ابزارها، نگهداري، پردازش و بازيابي اطلاعات بوده است نه خود ابزار و اين نكته اي است بسيار ظريف كه از سوي مديران كتابخانه ها و مراكز اسناد همواره بايد مورد توجه قرار گيرد. با ظهور اين ابزارها بود كه نگرش "دسترسي" به اطلاعات بدون توجه به محل نگهداري و زمان دستيابي عملي گرديد و اين مسئله اي است كه بخصوص براي كشورهايي كه در آن كتابخانه ها و مراكز اطلاع رساني بودجه لازم براي تهيه اطلاعات را ندارند بسيار حائز اهميت است.
با توجه به اين واقعيت كتابخانه ها و مراكز اسناد به فكر توسعه امانت بين كتابخانه اي و در بسياري از موارد به فكر اشتراك منابع افتادند تا بتوانند به نيازهاي اطلاعاتي مراجعه كنندگان خود پاسخ گويند و از طرفي ديگر استفاده از خدمات كارگزاران اطلاعات به طور روزافزوني توسعه پيدا كرد، همچنانكه به آن اشاره شد از عوامل بسيار مهم در رويكرد كتابخانه ها به "دسترسي" به منابع (Access) در مقابل "نگهداري" (Holding) علاوه بر موارد اشاره شده در بالا، استفاده وسيع از تكنولوژي نوين در مكان يابي اطلاعات و انتقال آن اهميت ويژه اي دارد.
آگاهي از منابع موجود
تغيير نگرش از "نگهداري" منابع اطلاعاتي به دسترسي آن مستلزم اين بود كه كتابخانه ها و استفاده كنندگان اطلاعات از منابع منتشر شده و محل نگهداري آن آگاهي پيدا كنند. حجم روزافزون انتشارات در زمينه هاي مختلف موضوعي سبب شده است كه آگاهي از منابع موجود به عنوان مشكلي اساسي در برابر كتابخانه ها و مراجعان قد علم كند تا جايي كه امروزه در زمينه هاي بسيار تخصصي هم نمي توان ادعا كرد كه كارشناسان آن حوزه از همه انتشارات باخبر هستند. كتابشناسيها، چكيده نامه ها، فهرستهاي مشترك و 000 از مهمترين ابزارهايي هستند كه با استفاده از آن مي توان علاوه بر آگاهي از منابع بيشتر شده به انتخاب منابع مناسب نيز دست زد و از طرفي ديگر از سفارش تكراري منابعي كه امكان دسترسي به آن در كتابخانه هاي ديگر موجود است جلوگيري به عمل آورد. بدون شك امروزه بدون استفاده از اين منابع رديف دوم امكان دسترسي به بسياري از منابع اطلاعاتي امكان پذير نيست. بسياري از اين منابع علاوه بر كنترل كتابشناختي و چكيده نويسي، محل دقيق نگهداري منابع را نيز مشخص كرده و بيشتر پايگاههاي اطلاعاتي مستقيماً استفاده كننده را به كارگزاران و مراكزي كه متن كامل منابع استناد شده را تهيه مي كنند متصل مي كنند. مثل پايگاه اطلاعات (Night-Ridder Ondisc) Dialog كه امكان اتصال و سفارش مقاله به بيش از 70 كارگزار را فراهم مي كند.
براي دسترسي به اسناد و مدارك شيوه هاي مختلفي وجود دارد كه هر كدام ممكن است داراي مزايا و معايبي باشند و معمولاً تركيبي از اين شيوه براي دسترسي به مدارك مورد نياز انتخاب مي شود از عوامل بسيار اساسي در مطلوبيت شيوه دسترسي به اطلاعات را مي توان سرعت، هزينه، اطمينان، سهولت استفاده و در مورد اسنادي كه از طريق فاكس دريافت مي شوند كيفيت دريافت سند نام برد.
جدا از مسئله سرعت انتقال، در حال حاضر پست ارزانترين و گسترده ترين شيوه انتقال اسناد و مدارك است. عليرغم گسترش حيرت انگيز ذخيره الكترونيكي اطلاعات، بعيد به نظر مي‌رسد كه روزي تمامي منابع اطلاعاتي براي دسترسي از راه دور، توسط پايگاههاي اطلاعاتي اسكن شوند بنابراين شيوه هاي سنتي انتقال اسناد براي كتابخانه ها همچنان مهم باقي مي‌ماند، بخصوص براي منابع اطلاعاتي گذشته نگر كه امكان ذخيره الكترونيكي آن وجود ندارد. ضمناً انتقال الكترونيكي اسناد و مدارك با حجم زياد مستلزم هزينه بسيار بالايي است كه همچنان كتابخانه ها و مراكز اسناد را وادار مي سازد به استفاده از پست به عنوان وسيله اي ارزان تر براي انتقال اطلاعات توجه بيشتري داشته باشد و براي بهبود سرعت انتقال و هزينه، شيوه هاي مختلفي (مثل عادي، پيشتاز، دي. اچ. ال، هوايي، زميني و 000) را با توجه به شرايط مختلف اتخاذ كند.
بهبود سرعت انتقال، حافظه زياد براي ذخيره و ارسال سند بصورت شبانه با نرخ كمتر، بهبود كيفيت كپي و هزينه كمتر، فاكس را به عنوان وسيله اي بسيار مناسب براي رفع نيارهاي در حال افزايش كساني كه خيلي سريع به مدركي نياز دارند درآورده است. براي اينكه يك دستگاه فاكس بتواند بخوبي در خدمت خدمات انتقال اسناد كتابخانه ها قرار گيرد خصوصيات زير بايد مورد توجه قرار گيرند.
استفاده از اسكنر براي حذف كپي برداري از مقالات، حافظه زياد براي ذخيره اسناد و استفاده از آن براي انتقال اسناد در ساعتهايي كه نرخ ارتباطات كمتر است (شبانه)، حافظه براي ذخيره شماره تلفن هايي كه به مقدار زياد مورد استفاده قرار مي گيرند، ميزان دقت تصويري براي ارسال كپي با كيفيت بالا، اسكن سريع و سرعت انتقال براي كارايي بيشتر و گزارش خطاهاي انتقال به صورت خودكار، اين امكانات سبب مي شود از حداكثر كارآيي پرسنل استفاده شود و با كمترين هزينه ممكن با كيفيت بالا اسناد و مدارك انتقال يابند.
در اين سيستمها با استفاده از يك دستگاه كامپيوتر، اسكنر و چاپگر ليزري امكان انتقال و دريافت اسناد به صورت الكترونيكي فراهم مي آيد. در اين سيستمها فقط براي يكبار سند بوسيله اسكنر به كامپيوتر منتقل مي شود و اين وظيفه كامپيوتر است كه آن را منتقل كند. در صورتي كه بنا به دلايلي بعد از چند روز (زمان از طرف فرستنده تعريف مي شود) سند منتقل نشد، بصورت خودكار سند بر روي چاپگر فرستنده چاپ مي شوند و بصورت فاكس يا پست ارسال مي شود. ضمناً براي دريافت سند نيازي به دخالت نيروي انساني نيست و سند خودبخود بر روي چاپگر دريافت‌كننده چاپ مي شود و در صورتي كه كاغذ يا "تونر" تمام شده باشد سند بر روي كامپيوتر دريافت كننده ذخيره مي شود تا اشكالات مربوطه حل شود.
تعدادي پايگاههاي اطلاعاتي پيوسته وجود دارند كه متن كاملي مقالات را همراه با اطلاعات كتابشناختي آن در دسترس متقاضيان قرار مي دهند. اين متن كامل ممكن است مستقيماً به كامپيوتر درخواست كننده و يا بوسيله فاكس و پست ارسال شود.
انتقال الكترونيكي مدارك به صورت متن كامل در اين پايگاهها فقط محدود به متن است و شامل چارتها, تصاوير, جداول و عكسها نمي شود.
سيستمهاي ديگر خدمات تحويل اسناد كه به صورت تصاوير كامل (FUII Image) مقالات عرضه مي شود بيشتر با استفاده از ديسكهاي نوري صورت مي گيرد. نمونه اي از مهمترين خدمات تحويل مدرك بوسيله ديكسهاي نوري (European Articie Delivery Over network Information Systems) ADONIS نام دارد. در اين سيستم مجلات مستقيماً از طرف ناشر به دفتر ADONIS فرستاده مي شود و به صورت هفتگي بيش از 500 مجله بر روي ديسكهاي نوري اسكن مي شود. لازم به ذكر است كه مجلات ADONIS در چكيده نامه Exerpta Medica نيز چكيده نويسي و نمايه سازي مي شود.
از نمونه هاي ديگر اين خدمات، پروانه هاي ثبت اختراعات آمريكا است كه از سال 1974 بر روي ديسك هاي نوري به صورت تصوير متن كامل قابل دسترس است.
امروزه بسياري از اسناد و مدارك بخصوص مجلات و منابع مرجع وجود دارند كه علاوه بر شكل چاپي بصورت ديسك نوري نيز به بازار عرضه مي شود و حتي بسياري از اين منابع فقط از طريق ديسك نوري قابل دسترس است. كيفيت بسيار مناسب و امكان استفاده از رسانه هاي متعدد (چندرسانه اي) در ذخيره اطلاعات و امكان انتقال ديجيتالي اطلاعات از عوامل بسيار مهم در رشد روزافزون نشر الكترونيكي است. بيشتر مجلات الكترونيكي شامل تصاوير, چارتها و جداول نمي شوند. اين مجلات از طريق شبكه هاي كامپيوتري و يا بصورت ديكسهاي نوري در اختيار مشتركين قرار مي گيرند.
كارگزاران اطلاعات در واقع كساني هستند كه قادرند اسناد و مدارك درخواستي را براي متقاضايان از طريق مجموعه موجود خود و يا با استفاده از موجودي كتابخانه هاي ديگر تهيه و ارسال كنند و عمدتاً عبارتند از:
- كتابخانه هايي كه خدمات خود را به خارج از استفاده كنندگان اصلي خود گسترش داده اند.
- موسسات غيرانتفاعي: كه خدمات خود را براي غير اعضاء گسترش داده اند.
- توليدكنندگان پايگاههاي اطلاعاتي: كه در بردارنده مجموعه مداركي هستند كه توسط آنها چكيده و نمايه شده است مثل CAB.
- خدمات تجاري: اين خدمات بيشتر توسط موسسات خصوصي و براي كسب درآمد از طريق فروش اطلاعات ارائه مي شوند مثل uncover. در واقع بيشتر كساني براي دريافت اطلاعات به اين كارگزاران رجوع مي كنند كه سرعت دسترسي به اطلاعات براي آنها بسيار مهم است. اين كارگزاران براي دريافت متن كامل مقالات شيوه هاي مختلفي را انتخاب مي كنند كه عبارتند از:
- استفاده از مجموعه اصلي خود
- استفاده از پايگاه اطلاعات مجلات تمام متن كه بر روي ديسكهاي نوري قرار دارد. مثل: ADONIS.
- استفاده از سفارش الكترونيكي توسط پايگاههاي اطلاعاتي مثل: Uncover, Oclc, Dialog و ... براي مثال Oclc امكان اتصال به مراكز زير را براي تهيه متن كامل منابع اطلاعاتي فراهم مي كند:
- (Information on Demand) IOD
- (Chemicall Abstract Service) CAS
- (National Technical Information Service) NTIS
- (The ERIC Document Reproduction Services) EDRS
- ISI’S Genuine “Articie Document” Delivery Service
پيش بيني خدمات كتابخانه در آينده ارتباط بسيار نزديكي با پيش بيني افزايش اطلاعات ديجيتالي. افزايش خدمات الكترونيكي و تاكيد بيشتر بر ارائه خدمات به مشتريان دارد. مرحله امانت بين كتابخانه اي به خدمات تحويل اسناد كتابخانه به عنوان خدمت اصلي گسترش پيدا كرده است. همچنانكه منابع اطلاعاتي الكترونيكي نه تنها به سرعت بر تعداد آنها افزوده مي شود بلكه به طور روزافزوني غير متمركز نيز مي شوند، دسترسي به يك بزرگراه واحد براي دسترسي به طيف كامل از منابع قابل دسترس بسيار اساسي و ضروري خواهد بود. اگر چه اين بزرگراه بايد بازوي خدمات عمومي كل كتابخانه باشد، ولي به طور عمده در حوزه خدمات تحويل اسناد خواهد بود تا بزرگراهي وسيع بين منبع اطلاعاتي و استفاده كننده باشد و اين شيوه تحويل اسناد ابزار ارزشيابي بسيار ارزشمندي براي اندازه گيري ارزش خدمات كتابخانه خواهد بود.
1- در برگيرنده خدماتي باشد كه در سطح محلي ارائه مي شود و همچنين شامل ديگر منابع تحويل اسناد از قبيل پايگاههاي اطلاعاتي الكترونيكي، ديسكهاي ذخيره اطلاعات با ظرفيت بالا و ديگر كتابخانه ها باشد.
در يك محيط الكترونيكي استفاده كننده اطلاعات تنها به كتابخانه موسسه مربوطه به عنوان تنها منبع تامين اطلاعات چشم ندارد بلكه وي به دنبال تهيه اطلاعات خود در هر نقطه اي از جهان است.
2- همزمان با دسترسي پيوسته (Online) به مشخصات كتابشناختي منابع اطلاعات، امكان اتصال به سيستمهاي تحويل اسناد نيز وجود داشته باشد.
پايگاههاي اطلاعاتي پيوسته كه مشخصات كتابشناختي منابع را ارائه مي كنند براي دسترسي به متن كامل منابع ارجاع داده شده ممكن است مشتريان خود را همزمان به سيستمهاي تحويل اسناد نيز متصل كنند.
3- به استفاده كنندگان اين اجازه را بدهد تا شاخص هزينه و زمان دسترسي را خود تعريف كنند و سيستمهاي تحويل اسناد كتابخانه بايستي اين امكان را مهيا سازند تا درخواست متن كامل سند براي كارگزاري ارسال شود كه بهتر از بقيه اين شاخصها را برآورده سازند و در صورتي كه اين شاخصها برآورده نشده راههاي ديگر دسترسي به متن كامل سند براي انتخاب ارائه شود.
4- در بردارنده اين توانايي باشد كه درخواستها به طور خودكار به مناسبترين منبع تهيه‌كننده اطلاعات براساس موجودي پايگاه ارسال شود. مثل سيستم امانت بين كتابخانه اي كتابخانه هاي پزشكي در آمريكا كه سيستم در ابتدا مداركي را كه در كتابخانه هاي عضو وجود دارد مشخص مي سازند و در صورتي كه در اين كتابخانه‌ها موجود نباشد مستقيماً به مراكز تهيه اسناد سفارش مي دهد.
5- سيستم بتواند تحويل مستقيم اسناد به اشخاص درخواست كننده را امكان پذير سازند (چه در مجموعه محلي موجود باشد و يا از طريق منابع ديگر تهيه شده باشد) به اين ترتيب سرعت و كارآيي بالاتر مي رود.
6- انواع مختلف سيستم تحويل اسناد بصورت الكترونيكي، فاكس و شيوه هاي سنتي در دسترس باشد و همزمان با تغيير تكنولوژي، اين تغييرات در سيستم تحويل اسناد نيز اعمال شود.
7- سيستم بتواند ارتباط بين پايگاههاي اطلاعاتي و مراكز تهيه اسناد را برقرار سازد تا بطور مستقيم درخواستها از طريق بزرگراههاي اطلاعاتي به اين مراكز ارسال شود. مثل ارتباط بين پايگاه اطلاعاتي Dialog و 70 مركز تهيه اسناد تجاري.
8- بكارگيري تمامي شيوه هاي در دسترس براي انتخاب مدارك.
9- دسترسي (Acces) به اطلاعات به عنوان جزيي از منابع اطلاعاتي كتابخانه پشتيباني مالي شود. (در مقابل نگهداري اطلاعات در خود كتابخانه Holding).
10- امكان دسترسي به تمامي منابع اطلاعاتي كه ممكن است در پايگاههاي اطلاعاتي وارد ئشده باشد.
حميد محسني
جواد صیافی دانشجوی ارشد کتابداری و اطلاع رسانی