دیدگاهی نو بر کتابداری

2. مديريت ركورد‌ها و مدارك الكترونيكي و ضرورت آن
پيش از هر چيز لازم است به برخي از اصطلاحات در اين حوزه اشاره كنيم.

مدرك: اطلاعاتي كه بر روي يك رسانه فيزيكي ضبط و ذخيره شده، در يك محيط كاربردي قابل تفسير است و به عنوان يك واحد در نظر گرفته مي‌شود.

مدرك الكترونيكي: مدركي كه در قالب الكترونيكي باشد. نكته قابل توجه آن‌كه مدرك الكترونيكي ضرورتاً تنها به مدارك متن‌ـ پايه تهيه‌شده توسط واژه‌پردازها اطلاق نمي‌شود، بلكه مداركي مثل پيغام‌هاي پست الكترونيكي، تصاوير گرافيكي، مدارك اچ‌تي‌ام‌ال يا ايكس‌ام‌ال، مدارك چندرسانه‌اي و انواع ديگر مدارك را نيز شامل مي‌شود.

ركورد: اطلاعاتي كه ايجاد، پذيرفته و نگهداري مي‌شود و توسط اشخاص و سازمان‌ها مورد استفاده قرار مي‌گيرد.

ركورد الكترونيكي: مدركي الكترونيكي كه به صورت يك ركورد قابل اشتراك از مبدأ درآمده است.

 اطلاعات، بنيادي‌ترين نياز براي هر سازمان به شمار مي‌آيد و اطلاعات ثبت‌شده همواره نياز به يك مديريت مؤثر دارند. مديريت ركورد‌ها اين اطمينان را مي‌دهد كه اطلاعات به آساني در دسترس قرار گيرند و همچنين به طور نظام‌مند، در زماني كه ديگر به آن‌ها نياز نيست از بين بروند. مثلاً حفاظت از ركورد‌هاي دولتي، اين اطمينان را مي‌دهد كه جامعه استفاده‌كننده از آن بتواند تغييرات سياسي را در سير تاريخي دنبال كند و دسترسي به يك منبع مهم را در آينده ممكن مي‌سازد.
رشد ارتباطات و داده‌هاي الكترونيكي‌- از نامه‌هاي الكترونيكي گرفته تا پايگاه‌هاي داده‌هاـ چالش جديدي را به دنبال داشته است، اما مي‌توان مديريت مشابهي (همانند آنچه درمورد مدارك چاپي اعمال مي‌شود)، را به كار گرفت. به نظر مي‌رسد كه مديريت ركورد‌ها مبنايي اساسي براي رسيدن به مديريت مدارك و ركورد‌هاي الكترونيكي (ئي‌دي‌آر‌ام) باشد كه بسياري از سازمان‌ها به دنبال آن هستند.
جامعه نوين انتظار بالايي از دسترس‌پذيري اطلاعات دارد. اكنون مردم انتظار دارند كه پاسخ‌هاي سريع و مؤثري را براي درخواست‌هاي اطلاعاتيشان دريافت نمايند و توسط دولت‌هاي موفق و پيشرفته نيز يك خط مشي «دولت باز» دنبال مي‌شود (The National Archive of Scotland n.d.).
براي اين‌كه از موفقيت و اثربخشي فعاليت‌هاي مديريت ركورد‌ها مطمئن شويم، بايد اصول زير را در مديريت ركورد‌ها در نظر بگيريم (Robertson 2005):

    - مشخص نمودن و مديريت هر گونه ابهام و پيچيدگي،       
 - تأكيد بر انطباق و پذيرش[4] 
 - تبيين ملموس و مشهود مزايا و فوايد،

اين عناصر حداقل مجموعه مصوب نظام‌هاي «ئي‌‌‌دي‌آر‌ام» را ارائه مي‌دهند كه بايد قابل پشتيباني باشند. هرچند اين مديريت منابع الكترونيكي و رقمي‌محدود به اين موارد نيست و عناصر ابرداده‌اي ديگري نيز علاوه بر آن‌ها به كار برده مي‌شوند.

5. استانداردهاي ابرداده‌اي براي اطلاعات دولتي و آرشيوها
استانداردها توافقات مستندي (شامل توضيحات فني يا ديگر ملاک‌هاي مختصر و مفيد) هستند كه به طور يکدست به عنوان قانون، راهنما يا تعريف مشخصات، مورد استفاده قرار مي‌گيرند تا مواد، محصولات، فرايندها و خدماتي که براي مقاصد خاصي تعيين گرديده‌اند، معتبر و مورد اعتماد شوند (International Organization for Standardization 2002) .استانداردهاي
ابرداده‌اي بنا به نيازهاي جوامع مختلف موضوعي و بخش‌هاي صنعتي و حرفه‌اي گوناگون تدوين مي‌گردند. عوامل کليدي که بر تدوين آن‌ها اثر گذارده‌اند، نيازهاي شغلي، گروه‌هاي استفاده‌کننده، و تاريخچه يا ميراث جوامع خاص بوده‌اند (Haynes 2004).
در اينجا برخي از استانداردهاي مورد استفاده براي آرشيوها ذكر مي‌شوند.

5-1. «دوبلين كور‌»
در سال 1995 نشستي به منظور بحث درباره راه‌هاي توصيف و فهرست‌نويسي محتواي وب در شهر دوبلين در ايالت اوهايو برگزار گرديد. اين نشست نهايتاً منتهي شد به تشکيل «بنياد ابرداده‌اي دوبلين کور»[8]، «سازماني مخصوص ارتقاي سازگاري گسترده استانداردهاي ابرداده‌اي ميانکنش‌پذير و توسعه واژگان ابرداده‌اي تخصصي براي توصيف منابعي که استقرار نظام‌هاي بازيابي هوشمند اطلاعات را ممكن مي‌سازند» (DCMI 2004). «دوبلين کور» يکي از پراستفاده‌ترين استانداردهاي ابرداده‌اي به شمار مي‌آيد که تحت استاندارد بين‌المللي «ايزو 15836 (2003)» تعريف شده است. حاصل كار اين بنياد منتهي شد به يك مجموعه 15 عنصري پايه كه عبارت‌اند از (DCMI 2004):

ويژگي اين عناصر، قابليت بيان آن‌ها در زبان‌هاي رايج نشانه‌گذاري (مثل اچ‌تي‌ام‌ال، ايكس‌ام‌ال، و آر‌دي‌اف) مي‌باشد. اين عناصر، عناصري عمومي‌ و چندمنظوره هستند و مي‌توان از آن‌ها در زمينه‌هاي تخصصي مختلفي استفاده کرد. توسعه‌دهندگان استانداردهاي ابرداده‌اي تشخيص دادند که کاربران ممکن است نيازهاي خاصي داشته باشند که با طرحواره موجود، پوشش داده نشود. مزيت استفاده از عناصر طرحواره‌هاي موجود اين است که فرصت بيش‌تري براي ميانکنش‌پذيري ميان برنامه‌هاي کاربردي که عناصر داده‌اي رايج دارند، به وجود آيد. توسعه «ئي- جي‌ام‌اس»[9] در انگلستان نمونه‌اي از يک استاندارد ابرداده‌اي است. براي مثال عنصر ابرداده‌اي egms.status معادلي در «دوبلين کور» ندارد و از اين رو مي‌توان آن را گسترشي از آن طرحواره در نظر گرفت (UK Office of the e-Envoy 2004).

5-2. استاندارد ابرداده‌اي دولت الکترونيکي
اطلاعات دولتي يکي از کانون‌هايي است که گسترش‌هايي را براي «دوبلين کور» به منظور ايجاد پروفايل‌هاي کاربردي براي دولت الکترونيکي لازم آورده است. فعاليت دولت‌ها در اينترنت از اواسط 1990 به اين امر منتهي شد که ابرداده براي تسهيل اکتشاف منبع، مورد نياز است تا يافتن اطلاعات را در سايت‌هاي وب دولتي، براي عموم آسان‌تر سازد.
در سال 2000 «بنياد ابرداده‌اي دولتي انگلستان»[10] با مرور بازيابي اطلاعات عام در اينترنت، کار خود را آغاز کرد. «واحد فناوري اطلاعات اداري کابينه»[11] (که بعداً «اداره دولت الکترونيکي»[12] شد) يک گروه کاري ابرداده تشکيل داد که به «استاندارد ابرداده‌اي دولت الکترونيکي» (ئي- جي‌ام‌اس) بر مبناي «دوبلين کور» منتهي شد و هم‌اکنون ويرايش سوم آن، 25 عنصر داد‌ه‌اي دارد. اين استاندارد از يک ترکيب مشابه «دوبلين کور» استفاده مي‌کند و با استفاده از ايكس‌ام‌ال قابل تبين است. (اين استاندارد به عنوان ضرورتي براي ميانکنش‌پذيري است که در چارچوب ميانکنش‌پذيري دولت الکترونيکي (ئي- جي‌آي‌اف)[13] تعريف مي‌شود). بسياري از عناصر داده‌اي را مي‌توان مستقيماً در عناصر ابرداده‌اي به ديگر استانداردها (مثل «دوبلين کور»، «جي‌آي‌ال‌اس»، و «اي‌جي‌ال‌اس» تبديل كرد. استاندارد، پويا است و توسعه آن بنابر تقاضاها و کارکردهاي نو، جريان دارد (Office of the e-Envoy 2003).
اين استاندارد در آخرين ويرايش خود در سال 2006 داراي 25 عنصر ابرداده‌اي مي‌باشد که عبارت‌اند از(UK GOV talk 2006):

5-3. «خدمت مکان‌ياب دولتي اطلاعات»
دولت فدرال ايالات متحده، «خدمت مکان‌ياب دولتي اطلاعات» (جي‌آي‌ال‌اس)[14]را به منظور کمک به مردم براي يافتن اطلاعات از طريق نمايندگي‌هاي مختلف فدرال، تدوين كرده است. اين يک خدمت غيرمتمرکز بر مبناي چندين سايت «جي‌آي‌ال‌اس» دولت فدرال ايالات متحده مشتمل بر ركورد‌هاي تقريباً 32 نمايندگي فدرال مختلف مي‌باشد. اين کار براساس «خدمت مکان‌ياب جهاني اطلاعات»[15] با همين سرنام «جي‌آي‌ال‌اس»  بنا گرديده است (McClure, Moen, and Bertot 1999).
عناصر پايه در اين استاندارد، 29 عنصر مي‌باشند که برخي از آن‌ها بنابر ضرورت و ماهيت عنصر، داراي زير-عنصرهايي نيز مي‌باشند. اين عناصر به 7 منظور خاص اختصاص دارند که عبارت‌اند از (DESIRE 1997):

        - عناصر توصيفي پايه،
 - عناصر توصيف موضوع،

5-4. «خدمت مكان‌ياب جهاني اطلاعات»
«جي‌آي‌ال‌اس» برمبناي استاندارد كاوش «ايزو 23950» بوده و شامل مفاهيمي ‌كاملاً قابل درك براي كساني است كه در سراسر دنيا منابع اطلاعاتي را جستجو مي‌كنند. اين مفاهيم، شامل مفاهيم ‌كتابخانه‌اي (مانند عنوان، پديدآور، ناشر ، تاريخ و محل) هستند.
يك ركورد مكان‌ياب «جي‌آي‌ال‌اس» در واقع نوعي نسخه دگرگون‌شده از يك ركورد فهرست كتابخانه‌اي است. تأثير اين استاندارد در جستجوي اطلاعات بيش‌تر شامل موارد زير است:

1. عناصر «جي‌آي‌ال‌اس» در ثبت‌نام معنايي پايه[16] اين عناصر نقش ثبت‌نام معنايي پايه را دنبال مي‌كنند و قسمتي از استاندارد «ايزو 11179» (فناوري اطلاعات- اختصاص و استانداردسازي عناصر داده‌اي) را شامل مي‌شود. اين عناصر مجموعه‌اي از 88 عنصر هستند و سعي شده با عناصر مارک و «دوبلين کور» قابل تطبيق باشد.

3. عناصر Bib-1: عناصري هستند که توسط نمايندگي حمايت از «زد 50-39»[18] در کتابخانه کنگره آمريکا حمايت مي‌شوند. تعداد اين عناصر 148 عنصر است و برخي از عناصر آن قابل تطبيق با عناصر مارک آمريکا هستند (GILS n.d.).

5-5. «خدمت مکان‌ياب دولتي استراليا»
«خدمت مکان‌ياب دولتي استراليا» (اي‌جي‌ال‌اس)[19]يک استاندارد ابرداده‌اي براي اطلاعات دولتي بر روي اينترنت، و براساس «دوبلين کور» مي‌باشد. اين خدمت در دو بخش با عنوان مجموعه عناصر ابرداده‌اي «اي‌جي‌ال‌اس» منتشر شده و شامل 19 عنصر داده‌اي مي‌باشد كه عبارت‌اند از:

اين عناصر بجز 4 عنصر Availability، Function، Audience و Mandate براساس مجموعه عناصر ابرداده‌اي «دوبلين کور» مي‌باشند (National Archives of Australia, 2002).

11. استاندارد عام بين‌المللي توصيف آرشيوي
به عنوان يک دستاورد همکاري بين‌المللي، «شوراي بين‌المللي آرشيوها» يک استاندارد عام بين‌المللي توصيف آرشيوي (آيساد (جي))[20] را تدوين كرده كه منظور از آن «تعريف و شرح حوزه و محتواي مواد آرشيوي به منظور ارتقاي دسترس‌پذيري آن‌ها» است. اين استاندارد براي توصيف مواد و مجموعه‌هاي آرشيوي کاربرد دارد و داراي 26 عنصر داده‌اي است که در استاندارد تعريف مي‌شوند. توصيف‌هاي آرشيوي بر اساس يک مدل توصيف متمايل به بالاترين سطح، سپس رديف‌ها، سپس ركورد‌ها و در نهايت اقلام، بنا شده‌اند. اين استاندارد بيش‌تر به منظور به‌کارگيري در کنار استانداردهاي ملي، يا به عنوان زيربنايي براي تدوين استانداردهاي ملي براي آرشيوها طراحي شده. به عنوان مثال استاندارد «توصيف كدگذاري مواد آرشيوي» (ئي‌اي‌دي)[21] معبرهايي هم به و هم از «آيساد (جي)» دارد. «ئي‌اي‌دي» توسط کتابخانه کنگره اعمال شده و همان نقشي را براي آرشيوها دارد که مارک براي ركورد‌هاي کتابشناختي دارد (International Council on Archives 2000).

7. نتيجه
با توجه به توسعه خدمات الکترونيکي دولتي، آرشيوها و اسناد و اطلاعات الکترونيکي به عنوان بخش مهم اين فرايند توسعه، نياز به سازماندهي و مديريت ويژه در محيط الکترونيکي و مجازي دارند. ابرداده‌ها به عنوان يکي از راهبردهاي سازماندهي مدارک رقمي نقش مهمي در اين رابطه ايفا مي‌کنند که شکل‌گيري استانداردهاي بين‌المللي و ملي و رويکرد ساختاري نرم‌افزارها و برنامه‌هاي کاربردي، نشان‌دهنده اين اهميت مي‌باشد.
در کشور ما نيز با توجه به حرکت‌ها و فعاليت‌هايي که در جهت شکل‌گيري دولت الکترونيکي صورت گرفته، لازم است با الگو گرفتن از فعاليت‌هاي انجام‌شده موفق در ديگر نقاط جهان، فعاليت‌هاي زيربنايي و بنيادين انجام شود که از جمله آن‌ها مي‌توان به تدوين استانداردهاي ملي براي مديريت مدارک و ركورد‌هاي الکترونيکي، طراحي و ساخت نرم‌افزارها و برنامه‌هاي کاربردي با قابليت ميانکنش‌پذيري و توصيف مدرک با پشتيباني از طرحواره‌هاي ابرداده‌اي اشاره كرد.