خدمات تحويل مدرك و انواع آن
تعاريف:
با توجه به افزايش وحجم هزينه انتشارات و به دنبال آن، افزايش تقاضا و انتظارات كاربران كتابخانه ها، لزوم دسترسي سريع به اطلاعات مورد نياز بيش از پيش احساس مي شود. هندرسون[2] ( 1999) اظهار مي دارد هر چند انتظارات كاربران همراه با رشد رسانه هاي الكترونيكي بالا رفته اما نياز به يك ميانجي بيش از هر زمان ديگر وجود دارد. يكي از روش هاي دسترسي به اطلاعاتي كه در كتابخانه ها موجود نيست، استفاده از خدمات تحويل مدرك است كه توسط بخش تأمين مدرك هر كتابخانه ارائه مي شود. دانشنامه كتابداري تحويل مدرك را تهيه نسخه اي از مدرك براي درخواست كننده بر اساس نسخه اماني تعريف مي كند و بيان مي كند كه تحويل مدرك خريد تصوير مدرك و تصوير مقالات مجلات از تهيه كنندگان را نيز شامل مي شود.كولائيان (1383)، خدمات تحويل مدرك را نسخه برداري از مدرك يا تهيه نسخه الكترونيكي آن به منظور ارسال به شركتها يا موسسات خارج از سازمان مربوطه جهت انتفاع و يا دريافت هزينه عمليات مي داند.
فرهنگ پيوسته علوم كتابداري و اطلاع رساني (اودليس)[3] ، خدمات تحويل مدرك را تهيه اسناد منتشر شده يا منتشر نشده به شكل چاپي، ريزنگاشتي يا رقومي بر اساس دريافت خدمات هزينه اي مشخص كه در اكثر كتابخانه ها توسط دفتر امانت بين كتابخانه اي و بر اساس هزينه ارائه مي شود، تعريف مي كند. بر اساس واژه نامه هرودز، خدمات تحويل مدرك كاربر را قادر مي سازد تا نسخه هايي از موادي را كه از طريق جستجوهاي پيوسته بازيابي شده سفارش داده و مستقيماً از ميزبان تحويل گيرد. اين گونه خدمات تحويل مدرك ممكن است بصورت پيوسته از طريق پايانه كاربر فراتر از نسخه چاپي يا از طريق پست الكترونيكي نيز ارائه شود .
مراكز خدمات تحويل مدرك در واقع مراكزي هستند كه اسناد و مدارك در خواستي متقاضيان را از طريق مجموعه خود و يا با استفاده از موجودي كتابخانه هاي ديگر تهيه مي كنند و عمدتاً تجاري و بعضاً غير تجاري اند. براي تهيه مجلات و كتاب هاي خارجي بسياري از كتابخانه ها از خدمات تجاري تحويل مدرك خارج از كشور استفاده مي كنند. اين مراكز دستيابي پيوسته به گروهي از مجلات الكترونيكي را فراهم مي سازند. در واقع با دسترسي به پايگاه هاي اطلاعاتي كتابشناختي تهيه كنندگان تحويل مدرك، امكان محل يابي سريع مدرك و درخواست آن براي مراجعه كنندگان كتابخانه ها فراهم مي شود.خدمات تحويل مدرك يكي از روش هاي فراهم اوري اطلاعات بشمار مي رود و فراهم آوري اطلاعات نيز از مهم ترين و حساس ترين عمليات كتابخانه اي است. كاهش بودجه كتابخانه ها، رشد مداوم ميزان اطلاعات چاپ شده و تاكيد فزاينده بر خدمت رساني به مراجعه كنندگان بدين معني است كه كتابخانه ها نمي توانند اطلاعات مورد نياز را از مجموعه خود تهيه كنند. بدين ترتيب ايجاد دسترسي به مجموعه هاي ديگر ضروري است و كتابخانه ها ناگزيرند با تكيه بيشتر بر ديگر تهيه كنندگان اطلاعات به مجموعه خود بيفزايند. اگر چه تحويل مدرك در مقايسه با خدمات سنتي امانت بين كتابخانه اي پر هزينه به نظر مي رسد، اما سرعت و قابليت دستيابي به مدراكي كه سريعاً مورد نياز است و ممكن نيست به آساني در جاي ديگري قابل دسترسي باشد، امكاني است كه جبران اين هزينه را مي نمايد. اين خدمات مي تواند متمم و مكمل امانت بين كتابخانه اي باشد. بر اساس مطالعات انجام شده دستيابي مستقيم به اطلاعات از طريق تأمين كنندگان تحويل مدرك بسيار مناسب تر از خدمات امانت بين كتابخانه اي موسوم است (شهميرزادي،1383).
دانشنامه كتابداري امانت بين كتابخانه اي را ترتيب همكاي ميان كتابخانه ها كه طي آن يك كتابخانه مي تواند مواد كتابخانه ديگر را به امانت گيرد تعريف مي كند. در طرح امانت بين كتابخانه اي، استفاده كننده يك نظام اطلاعاتي مي تواند مواد كتابخانه ديگر را به امانت گيرد (فرزين و احمدي لاري، 1376). در امانت بين كتابخانه اي بر خلاف خدمات تحويل مدرك، مواد و منابع اطلاعاتي ارسال شده پس فرستاده مي شود. امروزه در اذهان اكثر مردم امانت بين كتابخانه اي به تحويل مدرك تغيير يافته و فعاليت كاملاً متفاوتي شده است . امانت بين كتابخانه اي فعاليت ملي و بين المللي محسوب مي شود اما تحويل مدرك مرزي را نمي شناسد. كاربرد تحويل مدرك الكترونيكي[4]، وب سايتها، سرويس هاي اينترنت و پايگاه هاي اطلاعاتي تماماً اين مفهوم را مي رساند كه اطلاعات مي تواند براي هر كس، در هر جا و در هر زمان بدون توجه به مرزهاي ملي تحويل داده شده و در اختيار قرار گيرد. اين مورد به نوبة خود بر ماهيت ميانجي تأثير مي گذارد. بطور معمول كتابخانه كانالي براي امانت بين كتابخانه اي محسوب مي شده است اما امروزه تحويل مدرك توسط نهادهاي متفاوت، بعضاً تجاري و بعضاً عمومي تأمين مي شود (كرنيش[5]،2003).
در مورد اينكه ايا امانت بين كتابخانه اي و خدمات تحويل مدرك يكي هستند و يا دو امر مجزا، و در هر صورت چه ارتباطي مي توانند و يا بايد با هم داشته باشند نظرات گوناگوني وجود دارد كه اهم آنها عبارتند از :
الف : برخي معتقدند امانت بين كتابخانه اي جزيي از خدمات تحويل مدرك است.
ب: برخي ديگر معتقدند كه تحويل مدرك جزيي از امانت بين كتابخانه اي است .
ج : وعده اي معتقدند اين دو فعاليت از هم متفاوتند و هر يك هويتي مستقل دارند .
لازم به ذكر است كه اين دو فعاليت كه دو روش اجرايي در راستاي فراهم آوري مواد هستند شباهتهاي زيادي با هم دارند. در هر صورت نتايج حاصله از اين دو فعاليت باعث توسعه مجموعه مي گردد (كولائيان ،1383). به نظر لاين[6] (1999) هم اكنون امانت بين كتابخانه اي در حداقل خود به عنوان فرمي از تأمين مدرك بكار مي رود. تأمين كنندگان[7] جديد اساساً شركت هاي خصوصي اي هستند كه كپي مقالات را عرضه مي كنند و ممكن است ناشران مجلاتي باشند كه مقالات در آنها چاپ شده است. در صورت اخير، آنها معمولاً تهيه كنندگان پايگاه هاي اطلاعاتي كتاب شناختي نيز بشمار مي روند كه در اين صورت شناسايي مقالات با تأمين آنها همراه مي شود. آنها قادرند اسناد و مداك درخواستي براي متقاضيان را از طريق مجموعه خود و يا با استفاده از موجودي كتابخانه هاي ديگر تهيه و ارسال كنند.
انواع خدمات تحويل مدرك
روشهاي متعددي براي تأمين مدرك وجود دارد. بر اين اساس نظرات مختلفي نيز در اين زمينه ارائه مي شود. در اين روش ها كتابخانه نقش خود را بعنوان ميانجي بين درخواست كننده و تأمين كننده حفظ مي كند .
به نقل از ژاكوبز[8] (1999) چهار روش تأمين مدرك از اين قرارند:
1- كاربر، پايگاه اطلاعاتي موضوع مدار در وب را جستجو كرده و اسناد مورد نياز خود را چاپ مي كند. امكان مشاهده اسناد به فرم پي دي اف [9] وجود دارد . در اينجا متن كامل اسناد فاقد حق مؤلف هستند و تهيه كننده پايگاه اطلاعات حق دسترسي به اسناد را با قيمت ثابتي ارائه مي دهد . در ظرف ده دقيقه كاربر مي تواند اسناد مورد نياز خود را بدست آورد.
2- كاربر اسناد مورد نياز خود را با انتخاب گزينه خاصي در پايگاه اطلاعاتي سفارش مي دهد. در اين روش سفارش مستقيماً از استفاده كننده نهايي به تأمين كننده مدرك فرستاده مي شود و سپس مدارك از طريق پست در اختيار كاربر قرار مي گيرد. بسته به تأمين كننده مدرك، هزينه اشتراك پايگاه بعلاوه هزينه براي هر سند مورد سفارش وجود دارد. دسترسي از طريق گذر واژه صورت مي گيرد . كاربر در ظرف 3 روز بعد از سفارش مي تواند به مدرك مورد نياز خود دسترسي پيدا كند.
3- كاربر درخواست خود را از طر يق پست الكترونيك يا فرم موجود در وب سايت كتابخانه دانشگاهي خود ارائه مي دهد. كتابخانه در مورد بهترين تأمين كننده براي هر مقاله تصميم گيري كرده و سفارش مي دهد مدارك به كتابخانه تحويل داده شده و از طر يق پست براي كاربران فرستاده مي شود. براي هر مقاله هزينه اي مجزا اخذ مي شود. در اينجا نقش كتابخانه بعنوان ارائه دهنده خدمات تأمين مدرك احساس مي شود . بين سفارش و تحويل مدرك 5 روز طول مي كشد.
4- كاربر درخواست خود را از طر يق پست الكترونيكي براي تأمين كننده مدرك مي فرستد چنانچه مدرك در مجموعه او وجود داشته باشد، بصورت پي دي اف و از طريق پست الكترونيكي براي كاربر فرستاده مي شود در غير اين صورت تحويل دو هفته طول مي كشد. بسته به ناشر سند، هزينه سند شامل قيمت ثابت هزنيه تحويل بعلاوه هزينه حق مؤلف مي شود. هزينه توسط ناشر تعيين مي شود و در اينجا نقشي براي كتابخانه وجود ندارد. در ظرف 2 روز كاربر مي تواند به مدارك مورد نياز خود دسترسي پيدا كند .
مي توان گفت دو روش تحويل مدرك فيزيكي و الكترونيكي وجود دارد. در تحويل مدرك فيزيكي اصل يا فتوكپي مواد از مكان خاص در كتابخانه قابل دسترسي است و در تحويل مدرك الكترونيكي كتابخانه امانت دهنده مواد فيزيكي را اسكن كرده و براي كتابخانه امانت گيرنده مي فرستد .
جكسون[10](2004) خدمات تحويل مدرك با واسطه [11] را بيان مي كند كه از طريق سيستم هاي ميانجي امانت بين كتابخانه اي نظير اُ. سي ال . سي صورت
مي گيرد . ا.سي.ال.سي خدمات امانت بين كتابخانه اي خود را بگونه اي تقويت كرده كه كاربر بتواند فهرست هاي پيوسته محلي را براي موجود بودن قبل از فرستادن سفارش به امانت دهنده جستجو كند. كرولي[12](1999) خدمات تحويل مدرك بي واسطه [13] نظير ابسكوداك ، آرتيكل فرست و … را بيان مي كند. اين خدمات با دسترسي به اطلاعات بصورت پيوسته و بي واسطه از طريق كارگزاران تحويل مدرك تجاري نظير اُ. سي . ال . سي[14]، بي . ال . دي . اس . سي[15]، يو . ام . اي[16]، آن كاور[17] امكانم پذير مي سازد. هدف سهولت و سرعت دسترسي به اطلاعات و منابعي است كه بصورت عادي و از طريق امانت بين كتابخانه اي سفارش داده مي شود. نوعي ديگر از سيستم هاي تحويل مدرك بي واسطه نيز وجود دارد كه توسط كاربران مورد جستجو قرار گرفته، آيتمي را مشخص مي سازند و سپس درخواست خود را بدون كمك يا ميانجي گري كتابدار شروع مي كنند. بر اساس نوع نرم افزار، كاربر مي تواند درخواست خود را مستقيماً به تهيه كننده نهايي بفرستد (جكسون[18]، 2004). كتابخانه ها مي توانند مقالات مورد نياز خود را از طريق امانت بين كتابخانه اي از كتابخانه هاي ديگر تأمين كنند، از خدمات تأمين مدرك ملي نظير خدمات تأمين مدرك ملي نظير خدمات تأمين مدرك كتابخانه بريتانيا يا كارگزاران تجاري استفاده بعمل آورند،. يا اينكه مقالات مورد نياز خود را مستقيماً از طريق مجموعه مجلات پيوسته ناشران بصورت پرداخت براي هر بار استفاده[19] تهيه كنند. مورد اخير فرصتي است كه هم در اختيار كتابخانه و هم كاربر نهايي قرار مي گيرد. تحويل بصورت پيوسته و پرداخت مي تواند از طريق كارت اعتباري صورت گيرد. كارگزاران تجاري خدمات تحويل مدرك مي توانند براي كتابخانه هايي كه تعداد سفارشات بالائي دارند، تخفيف قائل شوند. اين كارگزاران از سرعت بالائي در تهيه مقالات برخوردار هستند و خدمات تحويل مدرك الكترونيكي نيز ارائه مي كنند. در صورت استفاده از اين خدمات، كتابخانه ها بايستي هزينه نسخه برداري و تحويل مقاله و حق التأليف را كه توسط اين كارگزاران براي ناشر پرداخت مي شود، متقبل شوند. كارگزاران خدمات تحويل مدرك تجاري غالباً از تهيه كنندگان ملي يا مركزي نظير بي. ال . دي . اس . سي و سيستي[20] استفاده بعمل مي آورند (واتس[21] ، 2003).
از آنجا كه كتابخانه ها بيشتر از خدمات تأمين مدرك تجاري بهره مي برند، ضروري است كه از مزايا و معايب انها مطلع شوند. به نقل از اشماير و بوشن[22] (1997)، كرگزاران تحويل مدرك تجاري علاوه بر معايبي نظير كافي نبودن دامنه، فقدان مسئوليت و كوتاهي در پيروي از انجام كار در زمان گفته شده از مزاياي زمان تحويل سريع، سادگي سفارش، روشهاي پرداخت و تحويل راحت و پرداخت خود كار هزينه حق مؤلف برخوردار هستند. كتابخانه ها به اين نتيجه رسيده اند كه استفاده از خدمات تحويل مدرك كارگزاران تجاري بسيار اقتصادي تر از اشتراك به همان مجلات است. به نقل از زولو[23](2001) اشتراك به يك مجله خوب از ناشر ي خاص در سال 5/17 دلار براي كتابخانه هزينه دارد و با فرض اينكه هزينه تحويل مدرك براي هر مقاله 30 دلار باشد، مي توان بجاي يك سال اشتراك به آن مجله تقريباً 600 مقاله خريداري كرد . اگر چه اين مورد براي كتابخانه پر منفعت است اما براي ناشران خطر بزرگي قلمداد مي شود .
تحويل مدرك، از ابزارهاي بسيار مهم اشتراك منابع است و مي توان با استفاده از ابزارهاي الكترونيكي آن را بسيار تسهيل كرد. در عصر الكترونيك، تحويل مدرك گاهي به معناي دريافت درونخطي متن كامل نيز هست. به نقل از واژنامه هرودز خدمات تحويل مدرك الكترونيكي انتقال اطلاعات را از ناشر يا كتابخانه به كاربر از طريق ابزارهاي الكترونيكي نظير ويدئو تكست، پست الكترونيكي، شبكه پيوسته يا سي دي رام در بر مي گيرد. فرهنگ پيوسته علوم كتابداري و اطلاع رساني( اودليس)، تحويل مدرك الكترونيكي را انتقال الكترونيكي (معمولاً از طريق پست الكترونيكي يا شبكه جهاني وب) اطلاعاتي كه بطور سنتي بر محمل فيزيكي ضبط مي شوند بيان ميكند .
خدمات تحويل مدرك كتابخانه بريتانيا
كتابخانه بريتانيا ، كتابخانه ملي – تحقيقاتي كشور انگلستان با آوازه جهاني است كه بنياد آن در سال 1972 از تلفيق كتابخانه موزه بريتانيا و كتابخانه ملي اماني علوم و تكنولوژي گذاشته شد[24] .
مهم ترين مركزي كه در سراسر جهان در زمينه امانت بين كتابخانه اي فعاليت دارد،. بخش امانت كتابخانه بريتانيا است. اين مركز با بيش از 34 سال تجربه امروزه بزرگ ترين و جامع ترين منبع تأمين اطلاعات و مدارك در جهان بشمار مي رود كه سالانه بيش از چهار ميليون تقاضا از سراسر
جهان دريافت مي كند. مجموعه موجود در اين مركز بزرگ ترين مجموعه قابل دستيابي جهان است كه شامل مجلات، مقالات همايش ها، گزارشات دولتي و بين دولتي، پايان نامه هاي تحصيلي، ميليون ها جلد كتاب، پروانه هاي ثبت اختراعات و صفحات موسيقي و تصاوير مي باشد. اين مجموعه بزرگ ترين مجموعه دنيا است كه وقف تحويل مدرك مي شود و تمامي زمنيه هاي علمي، فني، پزشكي و انساني را به تمامي زبان ها در بر مي گيرد. اين كتابخانه محتواي جهاني دارد بطوريكه 30% انتشارات پايه بريتانيا، 30% انتشارات ايالات متحده و 40% مواد بين المللي ديگر را تحت پوشش دارد. از دسامبر 1987، كتابخانه بريتانيا، با استفاده از پايگاه اطلاعاتي بليز[25]خدمات خود كار درخواست مدارك را شروع كرده و استفاده كنندگان از طريق اين پايگاه، اطلاعات كتابشناختي را به صورت پيوسته جستجو مي كنند و اصل مقاله را به طور خودكار از بخش امانت كتابخانه بريتانيا تقاضا مي نمايند(فرزين و احمدي لاري، 1376). هم اكنون بيش از 80% اين تقاضاها از طريق يكي از روش هاي الكترونيكي دريافت مي شوند. كتابخانه بريتانيا سعي كرده تا توافقنامه هاي وسيعي را با اكثر ناشران علمي سراسر دنيا جهت تأمين مدرك ايجاد كند. بر خلاف اكثر تأمين كنندگان، اين كتابخانه اكثر سفارش ها را مستقيماً از طريق مجموعه خود تأمين ميكند و نه تنها به جامعه تحقيقاتي دنيا بلكه به ديگر تهيه كنندگان اطلاعات نيز خدمات ارائه مي دهد. (British library launches new secure electronic delivery service, 2004)
براي استفاده هر چه بهتر از خدمات كتابخانه بريتانيا بهتر است كه سازمانها در اين كتابخانه حساب باز كنند. افراد نيز مي توانند ثبت نام كنند. در صورت ثبت نام براي شما كد مشتري و گذر واژه صادر مي شود كه با استفاده از آن به روش هاي مختلف زير مي توانيد مواد مورد نياز خورد را سفارش دهيد :
1- روش پيوسته web Art كه از طريق فرم سفارش مدرك اينترنتي اين امكان براي كساني كه ثبت نام كرده اند وجود دارد كه در هر زمان يك درخواست را به كتابخانه ارسال كنند.
2- روش پست الكترونيكي Mail Art كه از طريق اين روش مي توانيد فهرستي از درخواست ها را بر اساس استاندارد با پست الكترونيكي به كتابخانه ارسال كنيد .
3- روش Art Tel كه از طريق تلنت[26] مي توانيد به آن دسترسي داشته باشيد. همانندروش Mail Art در اينجا نيز مي توان فهرستي از درخواستها را فرستاد و پيام هائي را به كتابخانه فرستاده و دريافت كنيد و بدين ترتيب وضعيت سفارش خود را كنترل نمائيد.
4- روش فاكس Fax Line از طريق اين روش هر روز مي توان 10 تقاضا را به كتابخانه فرستاد.
خدمات تأمين مدرك كتابخانه بريتانيا سفارش رونوشت مدارك، سفارش پايان نامه ها، سرويس امانت و تحويل مدرك الكترونيكي را در بر مي گيرد كه از اين طريق مي توان رونوشت مقالات يا خريد رونوشت پايان نامه ها را دريافت كرد و كتاب ها را به امانت گرفت.
درخواست ها در طول 48 ساعت از دريافت پردازش مي شوند و از طريق فاكس، پست يا فايل پي دي اف در اختيار متقاضيان قرار مي گيرد. براي اطلاع از هزينه هر يك از خدمات و روش هاي فوق مي توانيد به سايت زير رجوع كنيد . www.b1.uk/services/document/prices.html
نتيجه گيري:
عصر الكترونيكي تمامي جنبه هاي امانت بين كتابخانه اي و تحويل مدرك را متحول ساخته است و انفجار اطلاعات امانت بين كتابخانه اي را تحت تاثير قرار داده است. بخاطر جو اقتصادي و افزايش قيمت مجلات چاپي و الكترونيكي و كاهش بودجه و فقدان فضا، كتابخانه ها از سمت سيستم گرد آوري مجلات به سوي همكاري و اشتراك منابع در حركت هستند. از اين روست كه در محيط فن آوري هاي پيشرفته، توسعه فن آوري، نه تنها موجب افزايش سرعت دسترسي به اطلاعات، بلكه منجر به پيدايش تقاضاهاي جديدي در حوزه خدمات اطلاع رساني شده است. كابران اطلاعات، منابع مورد نياز خود را در شبكه جهاني وب جست و جو مي كنند، و قدرت خريد كتابخانه ها سير نزولي و هزينه مواد پژوهش سير صعودي خود را ادامه مي دهند.[27] اين جو اقتصادي، موجب تغيير مفهوم سنتي سازمان دهي مجموعه هاي محلي قوي و خريد مواد پژوهشي شده است كه در نتيجه اين تغيير و پيدايش تقاضاهاي جديد، فرصت هاي بيشتري براي عرضه خدمات امانت بين كتابخانه ها و تحويل مدرك فراهم آمده است. كتابخانه ها و مراكز اطلاع رساني با آشنائي با مراكزي كه خدمات تحويل مدرك را ارائه مي دهند و آگاهي از خدمات و نحوه ارائه اين خدمات است كه مي توانند نيازهاي اطلاعاتي سازمان و مراجعه كنندگان خود را با سرعت بيشتر و صرف هزينه بهتري برآورده سازند.
زهره زاهدي http://www.irandoc.ac.i
جواد صیافی دانشجوی ارشد کتابداری و اطلاع رسانی